Guide des droits et des démarches administratives
Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?Question-réponse
Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.
Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée :
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Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
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Récépissé de la déclaration
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Copie de la demande d'insertion au Journal officiel (témoin de parution)
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Extrait du journal officiel (JOAFE) dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
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Statuts modifiés par ordre chronologique
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Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
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Liste des dirigeants successifs
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Liste des membres successifs par ordre chronologique
Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :
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Convocation de l'assemblée générale
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Feuilles d'émargement, pouvoirs
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Procès-verbaux d'assemblée
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Bilan d'activités
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Rapports du commissaire aux comptes
Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.
Type de document |
Durée de conservation |
Texte de référence |
|---|---|---|
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Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) |
5 ans |
art. L.3243-4 du code du travail |
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Registre unique du personnel |
5 ans à partir du départ du salarié |
art. R.1221-26 du code du travail |
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Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... |
5 ans |
art. 2224 du code civil |
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Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires |
3 ans |
art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
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Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation |
1 an |
art. D.3171-16 du code du travail |
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Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie |
5 ans |
art. D.4711-3 du code du travail |
Type de document |
Durée de conservation |
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Titres de propriété et actes de ventes |
Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
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Contrats de bail, d'assurance, quittances de loyer |
durée du contrat + 2 ans |
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Factures d'eau, de gaz et d'électricité |
5 ans |
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Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet |
1 an |
