Démarches administratives : Location meublée : documents obligatoires à la charge du bailleur

Guide des droits et des démarches administratives

Location meublée : documents obligatoires à la charge du bailleur
Fiche pratique

Diagnostics gaz et électricité et amiante - 19.05.2016

La loi Alur (accès au logement et urbanisme rénové) met à la charge du bailleur la production d'un diagnostic gaz/électricité et d'un diagnostic amiante à annexer au contrat de bail.

Dans l'attente des décrets définissant les modalités et les délais de réalisation de ces diagnostics, les informations contenues dans cette page restent d'actualité.

Le bailleur d'un logement meublé est tenu de fournir à son locataire un certain nombre de documents au moment de la signature du bail et pendant la durée de la location.

Diagnostics techniques

Lors de la signature du contrat de location, le bailleur est tenu de remettre au locataire un dossier de diagnostics techniques qui comprend :

un diagnostic de performance énergétique,

un constat de risque d'exposition au plomb si le logement date d'avant janvier 1949,

un état des risques naturels et technologiques si le logement est situé dans une zone à risque.

Autres documents

Depuis le 1^er août 2015, le bailleur est tenu d'annexer à tout nouveau contrat de location :

une notice d'informations générales relatives aux rapports locatifs,

l'extrait du règlement de copropriété si le logement loué est situé dans un immeuble en copropriété.

Justificatifs de charges

Si le contrat de location prévoit le paiement des charges au réel (et non pas au forfait), le bailleur doit remettre au locataire qui en fait la demande les justificatifs des charges qu'il lui impute.

Les charges récupérables auprès du locataire doivent être listées au sein du contrat de bail.

En pratique et pour prévenir tout litige, il est souhaitable de se référer à la liste des charges locatives applicables aux logements vides relevant du secteur privé.

Attention

si un forfait de charges est prévu, aucun justificatif n'est à présenter mais le montant du forfait doit être réaliste.

Si le bail prévoit le paiement d'un forfait de charges (somme fixe ou un pourcentage du loyer), ce forfait couvre alors l'ensemble des charges et le propriétaire ne peut pas récupérer d'autres dépenses auprès du locataire (par exemple, dépense due à une surconsommation d'eau). Aucun justificatif n'est à fournir pour justifier le forfait.

Si le bail prévoit le paiement des charges au réel, c'est-à-dire correspondant aux dépenses réellement engagées, le bailleur est tenu de justifier les dépenses à l'appui de documents (factures par exemple).

À savoir

toute clause imputant au locataire le paiement des impôts incombant normalement au bailleur (taxe foncière par exemple) ou de travaux non locatifs (réparations urgentes non imputables à une faute du locataire par exemple) est considérée comme abusive.

Si le bail prévoit un forfait de charges son montant est établi sur la base de la liste des charges locatives. ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné à la réalité.

Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire en fonction de la variation annuelle de l'IRL.

Le système du forfait ne permet pas de procéder à des régularisations ou compléments ultérieurs.

Si le bail prévoit la récupération des charges locatives au réel, le bailleur qui procède à une régularisation annuelle des charges doit la justifier.

La régularisation annuelle doit comparer :

le total des provisions versées par les locataires,

avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire et, dans le cas contraire, demander un complément.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié par la communication :

de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,

du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit en outre communiquer au locataire :

le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),

le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,

et une note d'information sur les modalités de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces pièces pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte,

Si la régularisation n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Quittances de loyer

Depuis le 27 mars 2014, la remise gratuite d'une quittance de loyer peut être exigée par le locataire dès lors qu'il a réglé son loyer.

Cette exigence s'applique à l'égard du bailleur et de son représentant s'il délègue la gestion locative du logement à une agence immobilière par exemple.