Démarches administratives : Comment calculer les effectifs d'une entreprise ?

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Comment calculer les effectifs d'une entreprise ?
Question-réponse

En matière de déclarations sociales ou d'obligations de l'employeur, le calcul de l'effectif de l'entreprise doit se baser sur le nombre de salariés liés par un contrat de travail au 31 décembre précédent, tous établissements confondus. Pour déterminer la périodicité des cotisations, le décompte de l'effectif s'effectue selon l'effectif global, alors que, pour l'appréciation de l'assujettissement aux contributions ou pour certaines exonérations, il faut compter selon l'effectif moyen.

Modalités de décompte des salariés

Pour pouvoir calculer l'effectif global et l'effectif moyen, il faut opérer un décompte.

Pour le calcul de l'effectif mensuel, il faut tenir compte de tous les salariés titulaires d'un contrat de travail le dernier jour de chaque mois, y compris les salariés absents.

Modes de décompte des salariés
Catégories	Modes de décompte
Salariés en CDI à temps plein, qu'ils soient présents ou absents pour maladie ou congé	Sont comptés pour une unité chacun : les salariés ayant travaillé la totalité du mois les salariés en forfait jours, quelle que soit la durée de leur forfait les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé de maternité, d'adoption ou congé parental d'éducation par exemple)
Travailleurs à domicile	Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun
Salariés en CDD	Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail Les salariés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen en cas de remplacement d'un salarié absent ou dont le contrat est suspendu du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation
Salariés intermittents	Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail
Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, y compris les salariés d'un contrat de travail temporaire (intérimaires)	Les salariés ayant travaillé la totalité du mois sont comptés pour une unité chacun Les salariés ayant travaillé une partie du mois sont comptés au prorata de leur temps de travail Les salariés ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen en cas de remplacement d'un salarié absent ou dont le contrat est suspendu du fait d'un congé de maternité, d'un congé d'adoption ou d'un congé parental d'éducation
Salariés à temps partiel, quelle que soit la nature de leur contrat de travail	Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail)

Ne sont pas pris en compte dans le calcul des effectifs les personnes :

en contrat d'apprentissage (apprentis),
en contrat unique d'insertion (CUI) ou contrat d'accès à l'emploi,
en contrat d'accompagnement dans l'emploi,
en contrat de professionnalisation,
stagiaires étudiants ou stagiaires en formation professionnelle

Il existe des cas particuliers :

les VRP multicartes sont exclus de l'effectif global mais compris dans l'effectif moyen,
les salariés embauchés dans le cadre du titre emploi service entreprise (Tese) et du chèque emploi associatif (CEA) sont exclus de l'effectif global, mais inclus dans l'effectif moyen,
les personnes handicapées employées par un centre d'aide par le travail (CAT) appartiennent à l'effectif de l'association gestionnaire du CAT,
les travailleurs temporaires (intérimaires) sont comptabilisés dans l'effectif de l'entreprise de travail temporaire, et non dans celui de l'entreprise utilisatrice,
les salariés détachés ou mis à disposition d'une autre entreprise (prêt de main-d'œuvre) sont comptés dans l'entreprise qui a conclu le contrat de travail.

Effectif global et effectif moyen annuel

Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au 31 décembre. Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

Pour calculer l'effectif moyen annuel, il faut tout d'abord calculer les effectifs pour chaque mois de l'année civile au prorata de leur temps de travail.

Exemple des effectifs pour un mois donné
	Nombre de salariés à retenir dans le calcul
10 CDI à temps complet	10
2 CDI ayant travaillé chacun 65 heures (65 x 2)/151,67	0,86
1 CDD à temps complet pour augmentation d'activité	1
1 apprenti	0
Effectif du mois	11,86

Pour calculer le nombre d'heures correspondant à un temps plein, il faut considérer le temps de travail non pas sur la semaine, mais sur l'année : 35 h x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois. Donc, 151,67 heures par mois correspondent à 35 heures hebdomadaires.

Ensuite, il faut calculer la moyenne des effectifs mensuels au 31 décembre, en additionnant le nombre moyen de salariés présents chaque mois et diviser par 12 mois.

Exemple d'une moyenne d'effectifs mensuels
Janvier	Février	Mars	Avril	Mai	Juin	Juillet	Août	Sept.	Oct.	Nov.	Déc.	Total
14,86	11	9	10	8	8	7	7	10	11	13	10	118,86

Donc, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86/ 12 = 9,90. Le chiffre est arrondi au centième le plus proche.

Pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la création d'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois.

En fin d'année, l'employeur doit indiquer les effectifs de son entreprise sur la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Attention

les mois au cours desquels aucun salarié n'est employé ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen. Par exemple, si aucun salarié n'est embauché durant le mois de juin, il faut diviser la somme des effectifs mensuels par 11 (et non 12).