Démarches administratives : Gratification minimale d'un stagiaire

Guide des droits et des démarches administratives

Gratification minimale d'un stagiaire
Fiche pratique

Un employeur qui accueille un stagiaire étudiant doit lui verser une gratification horaire minimale, exonérée de cotisations sociales dans certaines conditions. Cette obligation s'applique aux entreprises, aux administrations publiques, aux collectivités territoriales, aux établissements de santé, aux associations ou à tout autre organisme d'accueil. Le stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, il ne s'agit ni d'un salaire, ni d'une rémunération, ni d'une indemnité.

Obligation de gratification

La gratification est due lorsque la présence du stagiaire dans l'organisme d'accueil est supérieure à 2 mois, soit l'équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), au cours de l'année d'enseignement (scolaire ou universitaire).

Pour le calcul de la présence du stagiaire, ouvrant droit à gratification, 1 mois correspond à une présence effective de 22 jours, consécutifs ou non, et 7 heures de présence, consécutives ou non, comptent pour 1 jour.

Cela signifie que la gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent à partir de la 309^e heure incluse, même de façon non continue.

Les jours de congés et d'autorisations d'absence en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, ainsi que ceux prévus dans la convention de stage, sont assimilés à du temps de présence pour le calcul déclenchant l'obligation de gratification.

En dessous de ce volume horaire, la gratification reste facultative pour l'employeur, mais doit être versée au montant minimal.

Pour les élèves du second degré de l'enseignement agricole, inscrits dans un établissement dispensant une formation à rythme approprié, cette durée est portée à 3 mois (soit 66 jours). La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent à partir de la 463^e heure, même de façon non continue.

Attention

cette obligation concerne uniquement les stagiaires élèves et étudiants dans le cadre d'un stage d'initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les stagiaires de la formation professionnelle continue liés par un contrat de travail, d'autres règles s'appliquent : Un salarié en formation en dehors du temps de travail est-il rémunéré ?

Décompte du temps de présence

Afin de calculer le montant de la gratification, l'organisme d'accueil doit décompter le nombre d'heures de présence effective du stagiaire.

Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, la gratification des jours d'absence n'est pas obligatoire, car celle-ci est calculée sur le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible et ne remet pas en cause l'obligation de gratification des jours de présence.

Cependant, la gratification versée pendant ce congé est exclue de la franchise de cotisations sociales (donc est soumise à cotisations sociales), sauf si ces périodes sont assimilées à du temps de présence dans la convention de stage.

Montant minimum

Le montant de la gratification obligatoire est apprécié au moment de la signature de la convention de stage, et le taux horaire de la gratification doit y figurer.

Les organismes publics ne peuvent pas verser de gratification supérieure au montant minimum légal, sous peine de requalification de la convention de stage en contrat de travail.

Dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être supérieur au montant minimum légal. L'employeur doit le vérifier dans la convention collective.

Le plafond de la sécurité sociale peut varier chaque année au 1^er janvier. Si la revalorisation a lieu en cours de stage, la convention doit l'indiquer : la gratification d'un stage prévu entre le 1^er décembre et le 15 février est revalorisée au 1^er janvier.

Taux horaire minimal de la gratification obligatoire des stagiaires au-delà de 2 mois de stage
Date de signature de la convention de stage	Gratification minimale par heure de stage	L'indemnité ne peut pas être inférieure à	Franchise de cotisations sociales
Entre le 1^er janvier et le 31 décembre 2016	3,60 €	15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 € x 0,15 = 3,60 €	Dans la limite de 3,60 € par heure effectuée
Entre le 1^er septembre et le 31 décembre 2015	3,60 €	15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 € x 0,15 = 3,60 €	Dans la limite de 3,60 € par heure effectuée

À savoir

un simulateur de calcul permet aux employeurs de calculer le montant minimal dû en fonction des heures de présence effective du stagiaire.

Mode de versement

La gratification est mensuelle : elle doit être versée à la fin de chaque mois, et non pas en fin de stage.

Elle est due dès le premier jour de stage, et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.

Exemple pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1^er septembre au 30 novembre 2015, soit 3 mois calendaires, pour un total de 448 heures effectuées : septembre (22 jours x 7 heures = 154 heures), octobre (154 h), novembre (140 h), la gratification totale due = 448 x 3,60 € = 1 612,80 €

Option 1 = versement chaque mois du réel effectué :
- septembre = 554,40 €
- octobre = 554,40 €
- novembre = 504,00 €

Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage) = 1 612,80 €/3 mois = versement chaque mois de 537,60 €.

Tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement sur la base du nombre réel d'heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l'objet d'un régularisation globale selon le nombre d'heures effectuées.

Cotisations sociales

Si la rémunération versée ne dépasse pas le montant horaire minimal, elle est exonérée de charges sociales pour l'organisme d'accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).

Une gratification conventionnelle supérieure au minimum légal est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales au-delà du seuil de franchise, calculées sur la fraction excédentaire (différence entre le montant réellement versé et la franchise de cotisations).

Le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale d'assurance maladie dont il bénéficie déjà :

régime étudiant,
ayant droit du régime de ses parents,
couverture maladie universelle (CMU).

En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale.

L'affiliation du stagiaire auprès de la CPAM de son lieu de résidence et le paiement de la cotisation accidents du travail/maladies professionnelles (AT/MP), dépendent du montant de la gratification :

Cotisation accident du travail en fonction du montant de la gratification
Taux horaire de la gratification	Responsable de l'affiliation et de la cotisation	Base de calcul de la cotisation	Taux de cotisation	Montant de la cotisation
Inférieur ou égal à 3,60 €	Établissement d'enseignement (ou le recteur pour les établissements publics)	Salaire minimum des rentes accident du travail : 18 281,80 €	0,0171 % pour les élèves de l'enseignement secondaire 0,0039 % pour les élèves de l'enseignement technique ou spécialisé	3 € pour les élèves de l'enseignement secondaire 1 € pour les élèves de l'enseignement technique ou spécialisé
Supérieur à 3,60 €	Employeur	Sur la fraction qui va au-delà de la gratification minimale	Taux habituel de l'employeur selon l'activité professionnelle	X

La cotisation AT/MP des élèves et étudiants est calculée par année civile, au titre d'une année scolaire ou universitaire commençant en septembre. La cotisation AT/MP est versée dans les 15 premiers jours du mois de mars suivant.

À condition que la gratification ne dépasse pas le seuil minimal, les élèves et étudiants de l'enseignement agricole bénéficient de la garantie légale accidents du travail/maladies professionnelles de la part de la caisse dont relève leur établissement d'enseignement : caisse de mutualité sociale agricole (MSA) en métropole, caisse assurance accidents agricoles en Alsace-Moselle et Caisse générale de sécurité sociale dans les Dom.

Le stagiaire n'ayant pas le statut de salarié, les contributions suivantes ne sont pas dues :