Démarches administratives : Marchés publics : échanges entre candidat et organisme public

Guide des droits et des démarches administratives

Marchés publics : échanges entre candidat et organisme public
Fiche pratique

Au cours d'une procédure de marché public, les communications et les échanges d'informations entre fournisseurs ou entrepreneurs et organismes publics sont réalisés selon des modalités prévues par la législation des marchés publics. Les candidats potentiels peuvent notamment demander des renseignements complémentaires qui ne figurent pas dans les documents de la consultation.

Avant la date limite de remise des offres

Que les informations complémentaires soient fournies à la demande des candidats ou à l'initiative de l'organisme public, ce dernier doit respecter le principe d'égalité de traitement des candidats, en les informant tous des modifications ou renseignements complémentaires qu'il apporte aux documents de la consultation. Ainsi, tous les candidats disposent d'informations et de délais identiques pour formuler leur offre.

Si les candidats ont besoin d'informations complémentaires, ils peuvent poser des questions.

L'avis de marché mentionne les coordonnées de la personne à contacter au sein de l'organisme public pour obtenir des renseignements sur le marché.

Les profils d'acheteurs prévoient une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et où les organismes publics publient les réponses correspondantes pour que l'ensemble des candidats intéressés par le marché y aient accès.

En effet, dès lors que la réponse peut apporter une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du projet, l'ensemble des candidats doivent être informés.

Chaque candidat peut donc librement s'adresser à l'organisme public, sous réserve d'avoir au préalable lu l'ensemble des documents de la consultation pour s'assurer que la réponse n'y figure pas déjà.

Il est recommandé, pour des questions de transparence et de traçabilité, de poser ses questions par écrit par courriel, télécopie ou sur le profil d'acheteurs.

Même en l'absence de questionnement préalable, l'organisme public peut apporter des informations complémentaires.

En cours d'appel d'offres, des correctifs mineurs peuvent intervenir, à condition de ne pas modifier substantiellement la définition du besoin ou la nature du marché.

Ces compléments ou correctifs doivent être communiqués à l'ensemble des candidats dans un délai raisonnable avant la date limite de remise des offres.

Après le dépôt des offres

Lorsque le soumissionnaire a transmis son offre, il ne peut plus la modifier, mais peut en déposer une nouvelle, à condition d'être toujours dans les délais. C'est la dernière offre reçue qui sera ouverte.

Cependant, l'organisme public peut encore communiquer avec un ou des candidats dans certains cas :

s'il constate que des pièces ou informations sont absentes ou incomplètes (demande de régularisation de la candidature),
lorsqu'il a besoin d'une précision (il ne doit pas s'agir d'une négociation ou d'une modification de l'offre),
en cas d'erreur matérielle flagrante, par exemple une erreur de calcul évidente dans une annexe financière (cela doit rester exceptionnel),
si l'organisme public estime que l'offre est anormalement basse par rapport à la valeur de son estimation initiale, de sa connaissance générale du marché, de la moyenne de l'ensemble des offres, etc.

Dans le cadre d'un marché passé selon une procédure adaptée (Mapa), des échanges sont possibles entre les candidats et l'organisme public, s'il a prévu de mettre en œuvre une négociation dans les documents de la consultation mais elle n'est pas obligatoire.

Certaines procédures, dites négociées, comprennent obligatoirement une phase de négociation. L'organisme public ne peut y avoir recours que si la législation relative aux marchés publics le permet.

Dans ces procédures aussi, les modalités de négociation sont prévues dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.

L'organisme public peut avoir recours à une procédure de dialogue compétitif.

Dans ce cas, il définit son besoin dans l'avis de marché ou dans un projet partiel, sélectionne un certain nombre de candidats et ouvre un dialogue avec les candidats pour développer une ou plusieurs solutions sur la base de laquelle ou desquelles les participants remettront une offre.

Communications et échanges d'informations par voie électronique

Les échanges entre candidats et organismes publics peuvent être effectués par voie électronique.

Le mode de transmission est indiqué dans l'avis de marché ou dans les documents de la consultation.

Les soumissionnaires doivent utiliser le même mode de transmission de leurs questions et de leurs documents pendant toute la procédure.

L'État, ses établissements publics, les collectivités territoriales, leurs établissements publics et leurs groupements ne peuvent pas refuser les candidatures et les offres transmises par voie électronique.

Ce mode de transmission des dossiers de candidature est même obligatoire pour les marchés de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'une valeur estimée égale ou supérieure à 90 000 € HT.

À savoir

toutes les communications et tous les échanges d'information devront être effectués par des moyens de communication électronique à compter du 1^er avril 2017 avec les centrales d'achat et du 1^er octobre 2018 pour les autres acheteurs.